HAL Allergy Group
vereinfacht die Instandhaltung
mit Ultimo

Um die Verwaltung zu vereinfachen und das Verfahren zur Speicherung wichtiger Compliance-Dokumentationen zu verbessern, suchte das Unternehmen nach einer stärker integrierten Lösung. Ziel war es, Teile, Lieferanten, mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen (Meantime Between Failure ; MTBF) und verschiedene andere Faktoren auf einer einzigen Plattform zu verwalten. Ultimo bot alle erforderlichen Funktionen mit dem zusätzlichen Vorteil eines hohen Maßes an individueller Anpassbarkeit.

Zuvor wurden die meisten Instandhaltungsaufträge per Telefonanruf angefordert. Dabei musste der Mitarbeiter des Instandhaltungsteams, der den Anruf entgegennahm, die Details von Hand notieren, was zeitaufwändig war und das Risiko erhöhte, dass Informationen verloren gingen oder Aufträge übersehen wurden. Um dieses Problem zu lösen, führte die HAL Allergy Group das Ultimo Self-Service-Modul ein.

Heute haben alle Mitarbeiter Zugang zu Ultimo und jeder Instandhaltungsauftrag wird über das System angefordert. Alle Anlagen des Unternehmens sind in Ultimo verfügbar, sodass die Mitarbeiter bei einer Instandhaltungsanforderung die entsprechende Anlage gleich mit ihrer Anfrage verbinden können. Das macht es dem Instandhaltungsteam leicht, den Überblick über die Aufträge zu behalten und Kosten und Zeitaufwand für die Instandhaltung wichtiger Anlagen zu überwachen, was die Effizienz optimiert.

„Effizienz ist immer eine Herausforderung, besonders wenn das benötigte Teil nicht auf Lager ist. Meistens kostet das Teil nur 25 Cent, aber der daraus resultierende Produktionsstillstand kann sich leicht auf mehr als 100.000 Euro belaufen. Aus Situationen wie diesen kann man einiges lernen. Indem wir Ultimo als Wissensbasis nutzen, können wir Schritte unternehmen, um potenziell kostspielige Probleme zu beseitigen und unsere Arbeitsweise zu verbessern.“ – Richard Zwart, Instandhaltungsbeauftragter,
HAL Allergy Group.

Da jede Anlage und jede damit verbundene Instandhaltungsaufgabe in Ultimo erfasst wird, lassen sich Wertzuwachs und Abschreibungskosten leicht überwachen. So kann das Instandhaltungsteam die Daten auch auf einfache Weise an den Vorstand weitergeben, um zu zeigen, wie die Instandhaltungskosten sich in den nächsten Jahren entwickeln werden. Dies erleichtert die Planung und Sicherstellung zukünftiger Investitionen.

Die Verwaltung von Compliance-Dokumentationen in Ultimo ist ein weiterer entscheidender Vorteil für die HAL Allergy Group. In dem stark regulierten pharmazeutischen Sektor müssen alle Geräte einmal im Jahr kalibriert werden. Jegliche Unstimmigkeiten oder Nichteinhaltung der EudraLex GMP-Richtlinien können schwerwiegende Folgen haben, bis hin zu potenziellen Betriebsstilllegungen. Deshalb ist es so wichtig, dass alle Instandhaltungsprozesse korrekt dokumentiert werden.

Verschiedene Maschinen erfordern unterschiedliche Zugangsstufen, und das Instandhaltungsteam muss sicherstellen, dass jeder, der an der Anlage arbeitet, über die entsprechende Ausbildung, Zugangsstufe und Arbeitserlaubnis verfügt. Da alle zugehörigen Dokumentationen in Ultimo unterschrieben, datiert und gespeichert sind, kann den Prüfern leicht nachgewiesen werden, dass alle Aufgaben von autorisiertem Personal ausgeführt wurden.

„Ultimo ist unkompliziert; man kann sich ganz leicht darin einarbeiten. Mit ein wenig Schulung, die ebenfalls von Ultimo angeboten wird, kann man viel selbst erreichen. Ultimo bietet viel mehr Freiheiten als andere Lösungen. Die übersichtliche Darstellung und Schnittstelle machen es einfach, sich die benötigten Daten zu erschließen.“